Authentification et constats

Lors de l’établissement d’un document portant votre signature, le destinataire peut exiger que les signatures apposées soient authentifiées.  Cette demande concerne notamment les réquisitions pour le registre du commerce, le registre foncier, les retraits de fonds de prévoyance (2^ème pilier ou 3^ème pilier A), les autorisations de voyage pour enfant mineurs. Cette exigence s’applique à toutes les situations dans lesquelles le destinataire du document veut être assuré que ce dernier est signé par la bonne personne, alors que la pose du parafe n’a pas eu lieu devant lui.

Dans le canton de Vaud, la loi accorde uniquement au notaire la compétence pour authentifier une signature. Cette confirmation de la véracité d’une signature s’appelle une « légalisation ».

Si le destinataire du document légalisé est une entité située hors de la Suisse, elle peut demander également une confirmation attestant que le notaire qui a établi la légalisation est bien habilité à le faire. Le notaire envoie alors le document original muni de la légalisation au bureau des légalisations du canton de Vaud (Préfecture de Lausanne – www.vd.ch/themes/etat-droit-finances/districts-prefectures/legalisations-pour-letranger ).

Ce bureau mettra sur le document l’ « Apostille » selon le pays de destination, en application de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers.

Vous établissez un document et souhaitez que sa date puisse être reconnue officiellement. Cette possibilité est intéressante notamment en matière de droit d’auteur pour un texte, un dessin, une recette de cuisine (indépendamment d’autres procédures telles qu’inscription d’un brevet ou d’une marque auprès des registres spécifiques).

Le notaire peut faire figurer sur le document un « Visa pour date certaine », attestant qu’il a vu le document à la date mentionnée.

Une institution vous demande de lui remettre un ou plusieurs documents originaux, par exemple des diplômes pour une demande d’emploi, mais vous ne souhaitez pas vous séparer des originaux par crainte de perte.

Le notaire est compétent selon la loi vaudoise pour établir une ou plusieurs copies certifiées conformes, que vous pouvez remettre au destinataire de la demande, tout en conservant les originaux.

Si ces copies conformes sont destinées à être utilisées hors de la Suisse, le recours à l’apostille (voir l’onglet « Comment faire authentifier ma signature») est possible.

Vous devez, volontairement ou à la demande d’une autorité, faire établir officiellement des faits objectifs dans un constat authentique.

Sur demande, le notaire établit ce constat, qui peut consister notamment en :

• constat de carence : faire constater, par exemple dans un dossier de vente à terme immobilière, que l’une des parties n’a pas rempli un engagement découlant du contrat ;
• constat d’ouverture de safe : faire constater le contenu d’un coffre bancaire, notamment dans une question de partage de succession ;
• constat de vie : faire constater qu’une personne est en vie à une certaine date, notamment lorsqu’une entité hors de Suisse verse une rente à un bénéficiaire domicilié en Suisse ;
• acte de notoriété : faire constater dans un acte authentique un fait de notoriété publique ;
• déclaration sous serment : recevoir une déclaration concernant des faits particuliers, en l’absence de pièces officielles pouvant les prouver, comme notamment la déclaration de comparants certifiant qui sont, à leur connaissance, les enfants d’une personne défunte en vue de la délivrance du certificat d’héritier, en l’absence de documents d’état civil probants.